Zutrittskontrolle und Zeiterfassung mit SAP-Anbindung

Sicherheit nach innen und außen

Die Flensburger Stadtwerke produzieren seit mehr als 100 Jahren Strom, seit 2006 auch aus Sonnenenergie mittels einer eigenen Photovoltaik-Anlage. Doch Strom ist nur eines der Geschäftsfelder des Unternehmens. Der Energieversorger an der Flensburger Förde ist außerdem Lieferant von Fernwärme, Industriegas und Trinkwasser. Zuverlässigkeit, Sicherheit, Wirtschaftlichkeit und nicht zuletzt eine umweltschonende Energieerzeugung stehen dabei im Mittelpunkt der Firmenphilosophie. Die Flensburger haben damit Erfolg, was der rekordverdächtige Kundenzuwachs im Jahr 2007 eindrucksvoll beweist.

Seit der Öffnung des Strommarktes betreuen die Stadtwerke Flensburg Kunden in fast ganz Deutschland. Heute reicht die Bandbreite des Unternehmens von der Energieerzeugung mittels Biomasse, Biogas, Windkraft und Solarenergie über den Handel mit Holzhackschnitzeln bis zur Bereitstellung von Strom aus norwegischer Wasserkraft.

Neben dem Versorgungsunternehmen zählen noch einige Tochterfirmen und Beteiligungen zum Stadtwerke-Konzern. Insgesamt sind mehr als 800 Mitarbeiter in den Bereichen Strom-, Wasser- und Wärmeerzeugung sowie in Vertrieb und Verwaltung des Konzerns tätig.

Die Stadtwerke beschäftigen regelmäßig Fremdfirmen wie Gärtnereien oder Reinigungsunternehmen. Damit gehen täglich viele Personen im Unternehmen ein und aus. Aus Sicherheitsgründen, aber auch, um ein effektives Zeitmanagement für die Mitarbeiter zu etablieren, haben die Stadtwerke Flensburg bereits vor fast zehn Jahren eine Zutrittskontrolle inklusive Zeiterfassung installiert. Das modulare System wächst seitdem mit dem Unternehmen und den steigenden Anforderungen.

Mit Zutrittskontrolle und Zeiterfassung wachsende Strukturen bewältigen

Wo täglich viele Menschen ein und ausgehen, entsteht schnell ein gefährliches Sicherheitsloch. Nicht jeder hat überall die gleichen Zutrittsrechte. Ein Mitarbeiter einer Fremdfirma zum Beispiel sollte nur zu ganz bestimmten Zeiten eine begrenzte Auswahl an Räumen betreten dürfen. Hinzu kommt, dass zwar viele Großunternehmen modernste Lohnabrechnungssysteme nutzen, darüber hinaus aber auch einer zuverlässigen Zeiterfassung für ihre Mitarbeiter bedürfen, die Arbeitszeiten direkt an die Lohnbuchhaltung weitergeben kann.

Die Stadtwerke Flensburg nutzen dazu heute eine elektronische Zutrittslösung mit angeschlossener Zeiterfassung des Bremer Sicherheitsunternehmens Miditec Datensysteme GmbH. Die Lösung von Miditec – bestehend aus den MTZ® Business Solutions mit Schnittstelle zu SAP und dem Modul MTZ® Access für bis zu 2000 Mitarbeiter – überzeugte vor allem durch das stimmige Gesamtpaket. Insbesondere der modulare Aufbau des Systems, der Optionen für eine spätere Erweiterung offen lässt, sowie die zentrale Datenbank für alle Anwendungen und die bedienerfreundliche web-basierte Software, die über einen Webbrowser Zugriff von jedem Computer aus ermöglicht, sprachen für die Lösung.

Zunächst statteten die Flensburger die Haupteingangstüren mit Zutrittslesern aus. Inzwischen sind alle Außenbereiche und weitere Räume im Inneren mit einer Zutrittskontrolle versehen. Über den Zutritt werden auch die Arbeitszeiten der Mitarbeiter erfasst – und natürlich unberechtigte Buchungen bei Zutrittsversuchen in nicht berechtigte Bereiche. Auch für solche Fehlversuche können ebenso wie für die regulären Arbeits-, Fehl- und Zuschlagszeiten entsprechende Auswertungen vorgenommen werden.

Schnelle Hilfe bei Servicefällen

„Wir sind sehr zufrieden mit unserer Entscheidung für die Miditec-Lösung“, sagt Erhard Jahn, Leiter Facility Management bei den Stadtwerken Flensburg. „Die Software läuft sehr zuverlässig und ist einfach zu parametrieren. Außerdem kann die gesamte Anlage von unserem eigenen Elektriker installiert und gewartet werden und wir sind nicht an einen Wartungsvertrag gebunden.“

Die Unterstützung, die Miditec in Form einer Hotline bietet, nutzen die Flensburger dennoch gern. Erhard Jahn weiß vor allem die schnellen Reaktionszeiten zu schätzen: „Bei der Umstellung der ursprünglichen MTZ® 4000 auf die MTZ® Business Solutions und damit von Draht auf Ethernet traten einige Fragen auf, die über die Hotline schnell und kompetent beantwortet wurden“, berichtet Jahn. „Wenn eine Antwort einmal nicht sofort gegeben werden kann, erfolgt zeitnah ein Rückruf.“

Modularer Aufbau ermöglicht Erweiterungen

Für die Zukunft ist sogar noch eine Erweiterung des Systems geplant. Module für eine vereinfachte Besucherverwaltung und Ausweiserstellung sollen das System ergänzen. Zur Zeit müssen Besucher noch beim Empfang angemeldet werden und erhalten dort einen von Hand ausgestellten Besucherausweis. Später soll dies über die MTZ® Business Solutions gehandhabt werden. Die Beantragung erfolgt dann online, so dass der Empfang im Voraus einen Besucherausweis mit den benötigten Zutrittsrechten ausstellen kann.

Die Ausweiserstellung über die MTZ® Business Solutions wird jedoch nicht nur für Besucher, sondern auch für die Mitarbeiter der Flensburger Stadtwerke genutzt werden. Das System liefert die Mitarbeiterdaten, so dass die Stadtwerke Mitarbeiter-Ausweise in Zukunft auf Blanko-Ausweiskarten problemlos selbst ausdrucken können.

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